マニュアルは「業務手順書」と呼ばれ、業務や社内教育の効率化に関わってきます。
中には、どのようにマニュアルを作成すればいいのかわからない、内容の取捨選択ができず、作成にかなりの時間を費やしてしまうという方もいらっしゃいます。
この記事では、社内マニュアルの作成前に行うべきこと、マニュアルを作るメリット、マニュアル運用時の注意点についてご紹介します。
マニュアルの作成を検討している方は、ぜひご一読ください。
□社内マニュアルの作成前に行うべきことは？
社内マニュアルを作成し、運用までスムーズに進めるためには作成前の準備が重要になります。
まずは、スケジュールを決めてください。
計画無しにマニュアルの作成に取りかかってしまうと、先延ばしにしてしまったり、途中まで作成したのを放置してしまったりすることがよくあります。
そのため、マニュアルがいつまでに必要なのか、作成にどれくらいの期間がかかるのかを考えてスケジュールを決めることで、マニュアルの作成が計画通りスムーズに進みます。
また、スケジュールを立てる時に、マニュアル作成に必要な人材・工数が確保可能かも確認しましょう。
次に、業務内容、作業手順を整理してください。
情報を整理すると、内容がシンプルでわかりやすいマニュアルを作成しやすくなるのでおすすめです。
どのように業務が行われているかがわかるため、情報整理の際に無駄な作業や手順が見つかるケースも多いです。
業務内容、作業手順の整理を終えたら、作業工程、懸念点・注意点を洗い出してください。
手順を整理する時は、業務に必要なプロセスが省かれていないか確認し、業務上の懸念点や問題点があれば洗い出すようにしましょう。
問題の解決が難しい場合は、この詳細をマニュアルに記載する必要があります。
一方で、問題が解決しやすい場合は、マニュアルに記載する必要はありません。
なるべく、一読するだけでマニュアルの内容が伝わるようにするためには、不要な情報の書き込みを避けることが重要です。
また、マニュアルの利用者・利用シーンを明確にすることも重要です。
誰に向けたマニュアルなのか、どの業務で使うマニュアルなのかといった利用者・利用シーンを明確にすることで、過不足なく業務で活用できるマニュアルを作成できます。
ターゲットが明確になることで、マニュアルの構成・デザインを考える際にも役立つでしょう。
最後に、マニュアルがカバーする範囲を定めてください。
マニュアルのカバーする範囲を定めずにマニュアルを作成してしまうと、目的が明確にならず、そのマニュアルで何を伝えたいかがわからなくなってしまう可能性があります。
□マニュアルを作るメリットとは？
＊1.業務の効率化につながる
マニュアルがあれば、作業のたびに手順を覚えたり確認したりする必要がなくなるため、作業時間が短縮されます。
また、機能が可視化されるため、無駄な手順が省け、業務改善につながります。
＊2.教育の時間や手間が減る
マニュアルには何をどのような手順で行うのかが具体的に記載されているため、新入社員への教育や引き継ぎの際にも活用できます。
教育が必要な場合、マニュアルを予め読んできてもらうことで1から10まで教える必要がなくなり、わからない箇所だけを指導者に聞くだけで良いという状況をつくれます。
このように、教育の時間や手間を省けるのは大きなメリットといえるでしょう。
＊3.属人化を防止できる
手順やコツを知っている担当者が限られている場合、マニュアルがないと属人化の要因になってしまいます。
マニュアルには手順・コツ・ルールが明確に記載されているので誰でも作業ができるようになり、属人化を防止できるでしょう。
□マニュアル運用時の注意点とは？
マニュアルは作成して終わりではありません。
以下では、マニュアル運用時の注意点についてご紹介します。
＊1.マニュアルを共有する
マニュアルを寝かせたままだと作成した意味がないため、作成したら周囲に必ず共有しましょう。
マニュアルの利用者だけでなく、なるべくマニュアルを必要としない人にも見てもらうようにしましょう。
情報の追加や改善のヒントを得られるかもしれません。
＊2.マニュアルを更新する
マニュアルを運用して得たフィードバックを使用して、マニュアルを随時更新しましょう。
古い情報を含むマニュアルは価値が半減してしまう可能性があるため、定期的に更新することをおすすめします。
フィードバック、更新、リリースを繰り返していくことで、より完成度の高いマニュアルが作成できます。
内容が大きく変わるものでなければ、半年から1年スパンで更新し、基盤がまだ固まっていない業務は1ヶ月スパンで定期的に更新するようにしましょう。
1ヶ月スパンでの更新であれば、一度の更新にかかる負担を軽減できます。
□まとめ
初めてマニュアルを作成する際は、何かと難しく感じてしまうかもしれません。
業務を円滑に進めるために、マニュアルは必要不可欠です。
マニュアル作成がなかなか進まないという方は、この記事を参考に作成してみてくださいね。
