報告書を作成する場面が多い方もいらっしゃるでしょう。
せっかく報告書を作成するなら、読み手に伝わりやすいように書きたいものです。
そこで今回は、ビジネスにおける報告書の種類と作成する目的、わかりやすい報告書を書くポイントをご紹介します。
□ビジネスにおいて作成する報告書の種類を紹介
ビジネスにおいて作成する報告書には、作成する立場によっていくつか種類があります。
まずは企画の報告書です。
主に企画担当者が作成する、新規の企画やアイデアの提案などを会社やクライアントに提出するためにまとめた文書です。
次に営業の報告書です。
主に営業担当者が作成する、日時や担当者、場所、案件の内容を報告する文書です。
そして、経理関連の報告書です。
主に経理担当者が作成する、会社の資金や収益などを報告する文書で、財務状態を確認するためにとても重要なものです。
リスク・トラブル関連の報告書もあります。
リスクの内容や原因、クレームの内容などを詳しく報告する文書です。
他にも、イベント・研修に関する報告書もあります。
参加したイベントやセミナーの内容、得られた学びを報告する文書です。
このように、報告書には書き手の立場や内容によっていくつか種類があります。
それぞれの報告書に合った内容を書く必要があると理解することが重要です。
□報告書はなぜ必要？目的を把握したうえで作成しましょう
報告書を作成するとき、作成する目的を意識しながら書いているでしょうか。
他の仕事が忙しかったり時間が十分になかったりすると、目的までしっかり考えずに書いてしまうこともあるかもしれません。
しかし、作成する目的を意識するのとしないのとでは、内容の伝わりやすさに大きな違いがあります。
報告書はただ書くのではなく、目的を把握したうえで作成することが重要です。
ここでは、報告書を作成する目的を3つご紹介します。
＊活動状況の見える化
報告書があることでさまざまな業務の活動状況を把握し、進捗を確認できます。
業務の活動状況が共有できていれば、スケジュール調整やタスクの割り当ても適切にできて、業務を円滑に進められます。
＊責任の明確化
報告書には業務の担当者が記載されているため、責任を明確化できます。
責任者を明確にしておくことで、業務に課題や支障が出ても対応すべき相手を素早く判断でき、スピーディーな解決につなげられるでしょう。
＊明確や業務指示やアドバイスにつなげる
報告書には活動状況が詳しく記載されているため、課題や改善点についての指示やアドバイスをもらいやすくなります。
自身の成長にもつながるため、報告書の作成は重要です。
□報告書を分かりやすいものにするには？書き方のポイントを解説
報告書は、誰が読んでも内容が伝わりやすいように作成することが重要です。
自分が読む立場だと考えたとき、内容がわかりにくいものよりも、わかりやすいものを読みたいと思いますよね。
ここでは、わかりやすい報告書を書くポイントを6つご紹介します。
報告書を作成する際は、ぜひ参考にしてください。
1つ目は、報告書の目的を意識することです。
先ほどご紹介したように、報告書にはさまざまな種類があります。
目的が曖昧なまま書いてしまうと、内容がわかりにくくなってしまうでしょう。
また、誰に向けた報告書なのかも重要なポイントです。
上司や先輩に対して書くなら内容や問題を詳しく記載する必要がありますが、役職の高い人に対して書くなら簡潔に書きましょう。
2つ目は、誤字・脱字がないか確認することです。
報告書は作成する機会が多く、慣れてくると誤字・脱字の確認を怠ってしまうことがあるかもしれません。
提出する前に文章をもう一度読み直して、誤字・脱字がないかどうかしっかりチェックしましょう。
3つ目は、簡潔でわかりやすい文章を書くことです。
読み手は結論を求めているため、結論はできるだけ先に記載しましょう。
そして、長文で書くのは避けて、必要に応じて箇条書きを活用しながら、簡潔でわかりやすい文章を書くように心がけましょう。
4つ目は、5W1Hを意識することです。
5W1Hとは、誰が、どこで、いつ、何を、なぜ、どのように、の6つの内容です。
これらを意識することで伝わりやすい文章を作成でき、情報の伝達漏れも事前に防げます。
5つ目は、レイアウトに注意することです。
読み手に見やすいと感じてもらえるようなレイアウトにする必要があります。
文字のサイズや書体、見出し、改行など細かいところにも注意してください。
6つ目は、事実と所感を混ぜないことです。
報告書で最も大切なことは事実であり、事実を曖昧にしてはいけません。
所感以外の場所に自分の意見や考えを記載しないように意識しましょう。
以上の6つのポイントを意識しながら書けば、わかりやすい報告書になるでしょう。
□まとめ
今回は、ビジネスにおける報告書の種類と作成する目的、わかりやすい報告書を書くポイントをご紹介しました。
報告書には目的によってさまざまな種類があり、作成する目的を意識しながら書くことが重要です。
作成する機会がある方は、ぜひ今回ご紹介したポイントを参考に、わかりやすい報告書を作成しましょう。
