報告書に何をどう書いたら良いのかわからない方も多いのではないでしょうか。
読み手を意識するとわかりやすい報告書が作成できます。
今回は、報告書の目的とわかりやすい報告書を作成するための書き方について解説します。
わかりやすい報告書はどんなものか、押さえるべきポイントもお伝えするのでぜひ参考にしてみてください。
□まずはそれぞれの報告書の目的を知りましょう
報告書は主に5つの目的に分けられます。
＊出張の報告書
出張に行った際には、出張にいつ、誰と、どこに行ったのか、そして、その成果などを部内や自分の上司に報告しなければなりません。
出張には、経費がかかります。
そのため、出張の費用分の成果があったということを報告する必要があるのです。
＊クレーム対応の報告書
顧客からのクレームがあった際は、そのクレームの内容や誰が担当したのか、なぜ起きたのかなどを報告しなければなりません。
クレーム対応の報告書を作成することで、社内に情報が共有できます。
そのため、同じクレームが発生しないよう、策を考えたり、注意喚起を促したりでき、再発防止に努められます。
＊調査、研究の報告書
市場の調査や新薬を開発した際には、調査や研究の方法や目的、期間、結果、課題、その結果がビジネスにどう生かせるかの考えなどを報告書に記載します。
その報告書の情報は、マーケティング戦略に利用したり、そのデータを社外に発表したりすることに利用されます。
＊営業の報告書
営業に行った際には、どこに訪問し、誰が行ったのか、またその実績や進捗状況などを上司に報告したり、チーム内で情報共有したりします。
この報告書の作成により、改善点を見つけられるだけでなく、今後どうしていくのかの判断にも役立てられるのです。
また営業の報告書は、経営層に報告する日報や週報、月報、決算期の報告書の資料としても利用されることがあります。
＊研修、セミナー参加の報告書
企業内で、スキルアップの研修や管理職の研修などのさまざまな研修が行われていることがあります。
その研修やセミナーに参加した後に、内容やそこで得られた学びを業務にどう生かしていくのかをチームや部内に報告することで、組織のまとまりを強化できるのです。
□わかりやすい報告書の特徴を紹介
わかりやすい報告書には3つの特徴があります。
1つ目は、内容がすぐわかることです。
どんな情報が書かれているのか一目で分かる報告書は読みやすく、知りたい情報を即座に得られます。
題名や書き方を工夫するだけでも、どこに何の情報が書かれているのかがわかりやすくできるでしょう。
2つ目は、読んだ人が今後の展望を考えられることです。
報告書を読み、事実やデータを知るだけでなく、それを踏まえて今後どうしていくのかを読み手に考えさせる必要があります。
ただあったことだけを知れる報告書ではなく、そこからどうすれば良いのかを考えられる報告書にしなければなりません。
3つ目は、具体的であることです。
具体的な事実を明記することで、事実と所感の区別が付けられます。
報告書は事実に沿わなければならないため、自分の感じたことや感想がメインにならないよう気を付けましょう。
「私」を主語にするのではなく、「物事」を主語にすると事実に基づいて作成できます。
報告書を作成する際には、この3つの特徴を思い出しましょう。
□わかりやすい報告書の書き方は？ポイントを解説
わかりやすい報告書の書き方のポイントは3つあります。
まず、5W2Hを意識することです。
5W2Hは、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How much(どのくらい)の要素を表しています。
この要素を意識することで、報告書に記載しようと思っている情報が自分の中でも整理できます。
また読み手にとっても、要素ごとの具体的な情報を得られるため、内容が理解しやすいです。
次に、語尾を「である調」または「ですます調」に統一することです。
報告書の内容が良くても、語尾が統一されていないとマイナスな印象になってしまいます。
報告書を作成した後には、自分でしっかりと確認した後、上司にも間違いがないか確かめてもらうことをおすすめします。
最後に、具体的な数値を記載することです。
価格や数量、時期などの数字を用いることによって、報告書の説得力が増します。
数字があることで、客観的に受け取れるため、必要な判断もしやすいでしょう。
報告書は読み手を意識して、どんな情報を書いたら良いのかを考えると、作成しやすいです。
この3つの書き方のポイントを意識して、読み手にとってわかりやすい報告書を作成しましょう。
□まとめ
報告書は目的に応じて、種類が分けられます。
どの報告書も読み手を意識して、何の情報を伝えたいのかをはっきりしましょう。
そのためには、書き方も重要です。
5W2Hや語尾の統一や数値を使うことを意識して、報告書の内容が読み手にしっかり伝わるように心がけましょう。
