社内マニュアルをつくるなら、すべての人が活用しやすいものにしたいですよね。
レイアウトや内容のポイントをおさえるだけで、社内マニュアルがグレードアップします。
今回は、社内マニュアルを作り方について解説します。
□社内マニュアルの作り方は？手順を解説
社内マニュアルの作り方の手順は6つに分けられます。
第1に、作成の目的と利用する人、対象業務を決定します。
どの業務に対しての社内マニュアルかが曖昧であると、活用しづらいことから社内マニュアルが使用されなくなることがあります。
利用する人にとって活用しやすいものになるよう、何のために作成するのか、利用対象はどんな人なのか、どの業務に対しての社内マニュアルなのかを最初に決めましょう。
第2に、業務内容を把握し、順序立てをします。
どの業務に対する社内マニュアルなのかが決まったら、その業務内容を把握しタスクを細分化しましょう。
そして、細分化したタスクを順序立てて並べます。
それぞれのタスクの気を付けなければならないことも、この時点でまとめておくと良いでしょう。
第3に、構成と目次の作成をします。
順序立てたタスクにならって社内マニュアルの構成を考えることで、社内マニュアルに一貫した流れを作れます。
また、目次を作成することで、何がどこに載っているのかがすぐ見つけられるのです。
第4に、本文の作成をします。
本文を作成する際は、どんなことが書いてあるのかの大枠から作成しましょう。
そうすることで、読み手が知りたい情報に素早くたどり着けるマニュアルになります。
第5に、修正をします。
社内マニュアルがひととおり完成したら、複数人でチェックし修正をします。
チェックするポイントは、業務内容や手順は正しいか、すべての業務が記載されているか、わかりやすい内容か、誤字脱字がないかなどです。
社内マニュアルの作成者だけでなく、その業務をしている人で作成に関わっていない人にもチェックしてもらうのがおすすめです。
第六に、改善をします。
できあがった社内マニュアルを運用してみて、わかりにくい部分があった場合や修正点を改善していきましょう。
□社内マニュアルを役立つものにするためのポイント
社内マニュアルを役立つものにするには4つのポイントがあります。
＊理解しやすい表現を使う
新人社員も含めたすべての社員に役立つようにするために、伝わりやすい表現を使うことを意識しましょう。
5W2Hの情報を取り入れたり、専門用語の使用を控えたりすることで、利用しやすい社内マニュアルが作成できます。
また冗長的な表現にならないよう、シンプルな文章を心がけると良いです。
＊運用後も定期的に見直す
社内マニュアルは、業務内容の変化や組織の変化などに合わせて変えていく必要があります。
社内マニュアルの作成は一度作って終了ではありません。
継続して定期的に更新しましょう。
＊実行しやすい内容にする
抽象的な内容ではなく、具体的な内容にすることで、行動しやすくなります。
例えば、作成した書類を人事部に持っていくタスクがあったとします。
その業務の目的や何時までにするべきなのか、人事部のどこに持っていくのかまで記載しておくと行動に移しやすくなります。
時系列がわかるように、タイムテーブルを記載するのもいいでしょう。
＊見た目に気を付ける
読みやすい文章にするだけでなく、社内マニュアルのデザインも工夫しましょう。
図や表、フローチャートなどを記載することで、情報を視覚的に訴えられるため、業務が理解しやすくなります。
この4つのポイントをおさえて、活用しやすい社内マニュアルを作成しましょう。
□マニュアルに大事な見やすさを向上させるためのポイント
社内マニュアルを作るときには、レイアウトにも気を配りましょう。
見やすいレイアウトのポイントは3つあります。
1つ目は、フォーマット選びについてです。
フォーマットを選ぶ際には、そのマニュアルの目的に合うものを選びましょう。
例えば電話マニュアルを作る際には、受け方やかけ方のテンプレートや何をメモするのかの表があるものを選ぶと良いでしょう。
フォーマットを使えば、ゼロから社内マニュアルを作成する必要はありません。
2つ目は、目次を充実させることです。
どこに何の情報が書かれているかが一目で分かる目次を作ることで、社内マニュアルから探し出す時間の短縮ができます。
3つ目は、細部まで工夫することです。
文章と画像に間隔に開けたり、重要なページの背景の色を変えたり、関連する文章と図を近くに配置したりすることで、活用しやすいマニュアルが作成できます。
細部にまでこだわり、工夫し、より良いマニュアルを作成しましょう。
□まとめ
今回は、社内マニュアルの作り方と内容についてのポイントとレイアウトについてのポイントを解説しました。
社内マニュアルを作る際には、読み手のことを考えることが大切です。
誰もが活用しやすい社内マニュアルになるよう、コツをつかみ、細部まで工夫しましょう。
