社内マニュアルは、業務の整理や仕事の引継書としてだけでなく、仕事の効率化を図るためなど、さまざまな状況で必要とされます。
作成を依頼されたときに備えて、マニュアルを作成するための手順やコツを知っておくと安心です。
本記事では、社内マニュアルを作るメリットや手順、コツについてご紹介するので、ぜひお役立てください。
□社内マニュアルは必要？作るメリットとは
社内マニュアルを作成することにより、会社や社員、顧客にとってどのようなメリットがあるのかご紹介します。
＊時間の短縮
1から仕事を始める場合は、指導社員によって口頭で説明される内容を少しずつ覚えることがあります。
しかし、指導する側と聞く側の理解度の違いや受け止め方によっては、想定以上に時間がかかってしまう場合もあるでしょう。
そこで、社内マニュアルがあるとスムーズに理解ができる上に、相手の時間を奪うことなく業務時間の短縮につながります。
＊コストの削減
仕事の時間を短縮できると、残業をして指導したり、休み時間にずれ込んだりすることがないため、人件費の節約につながります。
また、教える側と教えられる側双方の不平不満も軽減できます。
＊品質の維持と向上
社内マニュアルに沿って手順を踏むことで、商品やサービスの安定を図れます。
また、品質の均一化や従業員意識が統一されてミスを防止でき、それが品質の向上にもつながります。
さらに、顧客満足にも大きく作用します。
□社内マニュアルの作成方法を紹介します
社内マニュアルは、以下の5つの流れに沿って進めると効率的です。
1.作成のスケジュールを決める
マニュアルを使用するタイミングに合わせて、いつから作成作業に取り掛かるのか考えましょう。
例えば、新卒社員が対象のマニュアルであれば4月に必要となります。
それまでに間に合わせるならいつから作成するべきなのかを逆算しましょう。
2.情報の収集や整理をする
マニュアルを作成するうえで、情報収集は非常に重要です。
業務内容を説明・解説するためには、その業務内容について正確に把握できていなければいけません。
該当の業務フローに関わる多くの人や部署から情報収集することで、より正確に全体像を把握できるようになり、マニュアル自体の分かりやすさにも直結します。
3.マニュアルのテーマ・構成を決める
マニュアルを使用する人に合わせて目的を設定します。
作成者の過程をそのままマニュアル内に盛り込むと、読み手にとっても意義や立ち位置が明確になります。
4.マニュアルを完成させる
図やグラフを組み合わせる作業は、やり始めるときりがありません。
区切りをつけて、必要なタイミングまでに完成させましょう。
特に、必要となるタイミングが明確な場合は、区切って完成させる必要があります。
また、事業の流れに沿ってマニュアルを作成している場合には、ワークフロー終了時点を目安にするのがおすすめです。
5.マニュアルを運用する
マニュアルは、新たに業務に就く人だけでなく、それまでに業務にあたってきた人たちにとっても業務を見直すきっかけとなります。
マニュアルの内容を実行することにより、業務に関わる人全員が同じ方向へ向かって働けるようになるでしょう。
□わかりやすいマニュアルにするには？
マニュアルは、誰が見ても分かりやすく作成されている必要があります。
マニュアルを分かりやすくまとめるために、作成時の4つのコツをご紹介します。
1.フォーマットを統一する
マニュアルには決まったフォーマットがありませんが、マニュアル使用者が取り扱いやすいこと、マニュアルの更新がしやすいことを考えてフォーマットを選びましょう。
代表的なフォーマットとして、テキスト型の冊子、ハンドブック、動画教材が挙げられます。
2.5W1Hを意識する
5W1Hはビジネスにおいての基本の考え方として知られています。
5W1Hとは、だれが、いつ、どこで、何を、なぜ、どのようにのことを指します。
5W1Hを含むことで内容が明確になり、使用者に内容を伝えやすくなります。
3.目次や見出しを取り入れる
目次や見出しが設定されていることで、使用者は求めている情報を簡単に見つけられるようになります。
作成段階で目次や見出しを設定することによって業務の全体が把握しやすくなるため、業務フローの見落としや抜け漏れも防げます。
4.時系列で整理する
マニュアルは、業務の時系列順で整理すると分かりやすくなります。
業務の流れに沿ってわからない点を調べられるため、検索性が高いマニュアルになるでしょう。
□まとめ
社内マニュアルを作成することにより、時間の短縮、コストの削減、品質の維持と向上につながります。
作成時には、ぜひご紹介した手順に沿って分かりやすいマニュアルを作ってみてくださいね。
また、誰が見ても分かりやすいマニュアルにするために、フォーマットの統一や目次や見出しの設定といったコツを押さえておきましょう。
