ビジネスシーンでは報告書の提出を求められる機会もありますよね。
文章の作成が苦手な方や書き方が分からない方にとっては、大いに悩んでしまうこともあるはずです。
本記事では、報告書を書く目的や書く手順、コツについてご紹介します。
ぜひ、報告書を作成する際の参考にしてみてください。
□まずは報告書を書く目的を把握しましょう
報告書は様々な場面において使用されます。
多種多様な使用があるため、どのようなものがあるのかご紹介します。
・営業に関する報告書
営業に関する報告書は、特定の期間ごとに作成されます。
内容は、行動内容、業務の進捗や実績など様々です。
・業務に関する報告
種類は様々で、部署ごとに業務内容や改善点を報告する事業報告書や決算報告書、事業実績報告書、有価証券報告書、CSR報告書などが挙げられます。
これらの報告書は、社外関係者に内容を伝えるために作成されます。
・会計、経理に関する報告書
これは会社の資金を管理するために、非常に重要な書類となります。
年間どのくらいの収入があって、どのような活動にいくら支払ったのか、利益はどのくらい得たのかなどに関する収支会計報告書や支払い報告書があります。
・研修、セミナーに関する報告書
セミナーや研修を受講した後には報告書を提出することになり、セミナーの研修内容、講師、習得したものなどをまとめます。
・企画に関する報告書
新たな企画やアイデアの提案をまとめ、会社や取引先へ提出するものです。
企画をただ単に説明するものではなく、実現した際の成果がイメージできるように工夫することがポイントです。
・調査、アンケートに関する報告書
調査やアンケートの結果をまとめた報告書では、調査結果の数字のみならず調査概要も記入します。
集計したデータは、社内だけでなく外部に公開することもあります。
□報告書の書き方は？まずは本文から書きましょう
1.本文を書き始める
まずは本文から書き始めると、どんな事前準備が必要なのか把握できるようになります。
例えば、その場にいなかった人に対して会議の報告をするのであれば、報告書だけで全容がわかる内容にしましょう。
また、今後の予定がアナウンスされたのであれば必ず押さえておきましょう。
さらに、会議で触れられた内容について補足資料を添付しておくと、非常に読みやすくなります。
2.結論を書く
報告書は、結論を最初に書くようにしましょう。
結論は読み手が報告書のなかで最も知りたい事柄です。
その内容から経緯まで理解しておくべきなのか、結論だけ分かっていれば問題ないのか考え、報告書をどこまで読む必要があるのかを判断します。
3.事実を正確に定量的に書く
読み手の視点から考えると、図や表が入っていると理解が早いと考えられますよね。
また、重要な表現は太文字にしたり、マーカーを引いたりして読み手を手助けする工夫をしましょう。
さらに、表現の面での工夫としては、できる限り曖昧な表現は避けて具体的な数字を入れるようにすることで簡潔な報告書になります。
5Ｗ1Ｈを意識することで、簡潔な文章を簡単に書けるようになりますよ。
4.事実と所感は分けて書く
事実と所感を書く場合は明確に分けて書きましょう。
事実と所感が分からなくなると、その事象の判断が難しくなってしまうため注意が必要です。
□報告書をわかりやすくするために押さえたいコツは？
＊数値などの定量情報を用いる
先述したように、報告書では具体的な数値を使用することが重要です。
例えば、実施した人数や実施件数など、数字で正確な情報を用いると読み手の誤読を防げます。
＊未来について考えられるものにする
活動報告書はただ活動内容の記録をする文書ではなく、今後の活動や自身の未来につなげるためのものです。
活動を通して何に気づき、どのような成果を得られたのか、それらをどのように活かしていくのか、様々な視点から考えてまとめましょう。
＊活動したからこそ書ける内容を記載する
読み手に一目置かれる報告書を作るためには、活動の当事者だからこそ書ける内容を取り入れることがポイントです。
意識や考えの変化、発見した問題点など、活動する中での出来事と関連付けて論述してみましょう。
＊誤字脱字や文体に注意
報告書の基本は、正しい文章で作成することです。
脱字や漢字の間違いがないか、数字や単位は正確かどうか見直すようにしましょう。
また、文書の書き方が統一されていることも基本のひとつです。
ビジネスシーンにおける文末はですます調でまとめることが多いですが、形式に合わせましょう。
□まとめ
報告書には営業に関する報告書、業務に関する報告、会計、経理に関する報告書など様々な種類があり、あらゆる場面において使用されています。
報告書は誰が読んでもわかりやすい内容でまとめることが重要です。
まずは何のための報告書なのかを理解し、その目的に合わせてビジネスマナーを守った報告書を作成しましょう。
