わかりやすく効果的に伝えるために！報告書の書き方のコツ

報告書の作成は、業務の効率化やコミュニケーションの向上に不可欠なスキルです。

しかし、その作成過程は多くの人にとって難解であり、効果的な報告書を作成するためのポイントが明確でない場合が多いです。
本記事では、報告書の書き方といった基本的なステップとポイントをわかりやすく解説し、より効果的な報告書作成をサポートします。

□報告書の基本構成とそのポイント

報告書作成の第一歩は、基本項目をしっかりと把握することです。
基本項目は提出日、宛名、差出人、タイトル、要旨、詳細、補足です。

宛名、差出人の項目では、名前だけでなく役職名や所属部署などの詳細事項も記載しましょう。
また、タイトルは一目で内容が把握できるものを付けましょう。

これらの項目は報告書の骨格を形成します。
各項目が持つ意味や役割を理解することで、報告書の質が格段に向上します。

＊報告書の書き方について

1.タイトルを決める

まずは、タイトルを決めましょう。
タイトルは、報告書の全体像を一瞬で把握するための重要な要素です。
漠然としたタイトルでは、読者が内容を理解する障壁が高くなります。
具体的な日付や結果をタイトルに盛り込むことで、受理されやすくなります。

2.本文を書く

本文は報告書の核心であり、その構造をしっかりと整えることが求められます。
「標題の件につき」というフレーズでタイトルの内容を再説明することが一般的です。
箇条書きを活用することで、読み手にとってわかりやすい報告書が完成します。

本文を書く際に注意する書き方のルールとして、「記」と「以上」があります。
「記」は、箇条書きの前に中央に記載しましょう。
「以上」は、本文をすべて書き終えたら、末尾に記載しましょう。

3.要旨を書く

要旨は報告書の最後に配置することが一般的ですが、その重要性は非常に高いです。
訪問の結果、結果に至るまでの経緯や理由、次に何をすべきかといった点を明確にすることが求められます。
上司が要旨だけで内容を把握できるように工夫することが重要です。

□報告書をわかりやすく！書き方のポイント

報告書の基本的な書き方を理解したら、次は分かりやすい報告書に仕上げるポイントを押さえていきましょう。

＊目的と対象者の明確化

報告書を書く目的と対象者を明確にすることで、内容や文体が自然と調整されます。
営業報告書であれば業務の進捗や成果を共有することが主目的であり、その対象者は社内のメンバーです。
このように目的と対象者を明確にすることで、報告書の質が向上します。

＊5W2Hの活用

5W2Hを活用することで、報告書はより具体的でわかりやすくなります。

5W2Hとは、Who、 When、 Where、 What、 Why、 How、 How muchです。
5W1Hはご存じの方が多いかと思いますが、5W2Hには「How much(いくら)」が含まれています。

ビジネスシーンにおいて、費用は重要な項目です。
そのため、5W1Hではなく5W2Hに基づいて情報を整理することで、重要な情報の漏れを防ぎます。

＊簡潔な表現を心がける

報告書の読み手は結論を求めています。
冒頭で結論を明示することで、読み手の負担を軽減します。
簡潔な表現にするには、PREP法（Point、 Reason、 Example、 Point）を活用しましょう。
最初に結論を伝えることができ、かつ具体例を用いて説明ができるため、論理的で説得力のある文章が完成します。

また、PREP法に加えて箇条書きも活用しましょう。