社内マニュアル作成は、業務の質を向上させ、教育コストを削減するための重要なステップです。
しかし、単に作成するだけでは不十分で、その運用と更新も考慮に入れる必要があります。
この記事では、社内マニュアルの作り方に関する全体的な流れを紹介し、業務の質の向上や教育コストの削減を実現するためのサポートをします。
□社内マニュアルのメリットとは？
＊教育コストの削減
社内マニュアルを作る目的としてまず最初に上がるのが、このメリットではないでしょうか。
新入社員教育には本来多くのリソースが必要です。
しかし、社内マニュアルがしっかりと整備されていれば、新入社員自身が事前にマニュアルを読むことで、基本的な業務フローを理解できます。
これにより、教育担当者がかける時間と労力が大幅に削減されます。
＊人件費の削減
新人の教育だけでなく、顧客対応においても、マニュアルが役立ちます。
顧客が問い合わせる前にマニュアルを参照することで、多くの基本的な問題が解決される可能性があります。
これにより、顧客サービス担当者の負担が軽減され、人件費が削減されます。
＊業務の属人化を防げる
特定の人物に依存する業務は、その人物が欠けた場合に大きな影響を及ぼします。
このような状態になってしまっていることを、「業務の属人化」といいます。
マニュアルによって業務手順が明確になれば、誰でもその業務を遂行できるようになるため、業務の属人化を防ぐ上で非常に有用です。
＊業務全体を把握できるようになる
マニュアルを通じて、業務の全体像が明確になります。
これは、新入社員だけでなく、中堅社員にとっても有益です。
業務の効率化や改善のためには、まずその全体像を理解することが不可欠です。
□社内マニュアルの効果的な作り方
・スケジュールと作業手順の整理
マニュアル作成の第一歩は、スケジュールと作業手順をしっかりと整理することです。
これにより、マニュアル作成の目的と方向性が明確になります。
・利用者と目的の明確化
マニュアルが誰のため、何のために作成されるのかを明確にすることで、その後の作成作業がスムーズに進みます。
・カバー範囲の設定
マニュアルがどのような業務範囲をカバーするのかを明確にすることで、その効果を最大化できます。
・骨組みの決定
マニュアルの骨組み、つまりその構造を決定することで、より質の高いマニュアルが作成できます。
・実際の作成と配布
骨組みが決まったら、実際にマニュアルを作成し、それを社内で配布します。
この段階でも、何度もレビューを重ね、最高の品質を目指す必要があります。
□マニュアル作成の際の注意点
せっかくマニュアルの作成を始めても、スケジュールの都合でなかなか完成しなかったり、完成しても使いにくくて意味のないものになってしまったり、という事態は避けたいですよね。
そこでここでは、マニュアル作成においての注意点を紹介します。
1つ目は、スケジュールを事前にしっかりと決めることです。
マニュアル作成は時間がかかる作業です。
そのため、最初にしっかりとスケジュールを確定させることが重要です。
ただし、スケジュールを確定する際には、単に期限を設定するだけでなく、各フェーズの目標や進捗チェックのタイミングも計画に含めるようにしましょう。
これにより、作業が遅れた場合のリスクミティゲーションも容易になります。
さらに、スケジュールは関係者全員で共有し、進捗状況を定期的に報告する仕組みを作ることで、全体の作業効率が向上します。
2つ目は、想定読者を明確にして作成に取り掛かることです。
マニュアルが誰に向けて書かれるのかを明確にすることで、その内容とフォーマットがより適切になります。
この点においては、想定読者の知識レベルや専門性、そして何を求めているのかを深く理解することが重要です。
3つ目は、適したフォーマットを選定することです。
Word、Excel、PowerPointなど、用途に応じて最適なフォーマットを選びましょう。
例えば、操作手順が多い場合は、ステップバイステップで説明するWord文書が適しているでしょう。
多くの数値データや計算が必要な場合は、Excelのスプレッドシートが有用です。
さらに、視覚的に強く訴えたい場合は、PowerPointでのプレゼンテーション形式が最適です。
4つ目は、目的と理由を明記することです。
マニュアルには「何をするか」だけでなく、「なぜそれをするのか」も明記することが求められます。
この「なぜ」を明確にすることで、読者は単に手順を覚えるだけでなく、その背後にある理論や仕組み、価値についても理解できます。
これは、読者が自ら考え、柔軟に対応できる能力を高めるためにも非常に重要です。
5つ目は、 視覚的要素を積極的に使うことです。
テキストだけでなく、図や表、場合によっては動画なども活用して、視覚的にも理解しやすいマニュアルを目指しましょう。
□まとめ
マニュアル作成は単なる文書作成ではありません。
それは組織全体の業績向上に寄与する重要なプロセスです。
スケジュールの確定や想定読者の選定をしっかりと行い、効果的なマニュアルを作成してくださいね。
