みなさん、こんにちは。
相談できる 冊子印刷の協友の菊地貴之です。
今回は社内マニュアルを作成手順のご紹介です。
社内マニュアルを作成する際には、必要な手順を踏んで作っていくことで効率的に完成度の高いマニュアルを作成することができます。
効率的に作成したいけれど、なかなか初めてマニュアルを作るとなると、手順もいまいちわからないものですよね。
そこで今回から数回にわけて社内マニュアルの作成手順をご紹介していきます。
■マニュアルの5W2Hを確認する
マニュアル作成において一番初めに着手すべきなのは「いつ、どこで、誰が、何をするためのマニュアル、なぜマニュアルを作るのか、どのように作るのか、いくらで作成するのか」ということ考えることです。
企画段階でしっかりと５W２Hを考えておくことで作り始めてから躓いた時に立ち返ることができます。
■情報収集の準備を行う
マニュアルを作る際には実際の業務を行っている人に、詳しくヒアリングする必要があります。ヒアリングの質を決めるのは事前の準備で質問を準備しておくことにつきます。５W２Hに基づいて聞き漏れすることのないよう、事前の準備も行っておきましょう。
■情報収集(ヒアリング)を行う
事前準備を行った上での情報収集にもポイントがあります。ヒアリングする相手はあくまでも業務についてよく知っている人です。その人にとっては当たり前の専門用語でも初心者にとっては意味の理解できない言葉になってしまうことも少なくありません。
「自分が初めてマニュアルを読んだ時にこの言葉は分かりづらいのではないか」というようにヒアリングした内容をそのままマニュアルには書かず、初心者でも分かりやすいかどうかを判断することが重要です。
社内マニュアルの手順の企画とヒアリングの部分についてお分かりいただけたでしょうか？
マニュアルは業務が分からない人に対して作るものなので、基本的に初心者にわかるようにということを意識していく必要があります。自分が当たり前と思っている事でも初めの時はどうだったかを思い出して作成してみたくださいね。
次回のブログでは次のステップをご紹介いたします。
