みなさん、こんにちは。
『相談できる 冊子印刷の協友（キョウユウ）』の菊地貴之です。
今日は社内マニュアルの企画のコツということで第一弾をお届けします。
さて、上司から「〇日までにマニュアル作っといてね」などと言われた経験がある方も多いのではないでしょうか？
社内の業務をマニュアル化して型に落とし込むことができると業務効率を向上させることができますし、特定の人しかできなかった仕事もマニュアル化することで誰でも遂行できる仕事にすることができるのです。
簡単な業務であれば、マニュアルも簡単に作成することができますが、複雑な業務になると事前にマニュアル作成の筋を決めておかないと、ボリュームだけが増えてしまって分かりにくいマニュアルとなってしまいます。
そこで今回は社内マニュアルの作り方の企画段階でのコツについてご紹介していきます。
■マニュアルの企画段階で考えておくべきこと
一番初めのマニュアルを企画する段階で考えておくべきことは大きく３つあげられます。
まず、1つ目は読み手の属性を考えるということです。
マニュアルを使う人はアルバイトなのか、派遣社員なのか、管理職の人なのか。そして読み手のスキルレベルはどのレベルの人なのか。誰のために書くマニュアルなのかを把握しておくことで、マニュアル内で使う言葉も変わってきますし、何を省略できて何を詳細まで記載する必要があるのかを把握することができます。
また、2つ目はマニュアルに記載する情報量についてです。
基本の業務を記載するだけなのか、業務のすべてを詳細に記載するのか。それによってどのくらいの時間がマニュアル作成に必要なのかも把握することができます。
そして、3つ目にあげられるのは組織内で作成するのか、外注するのかという点です。
外注すると自分の時間を費やすことなく作成できますが、イメージと相違がある場合も考えられます。作成量にもよりますが事前に外注の選択肢もあることを覚えておきましょう。
企画段階で考えておくべきことについてお分かりいただけたでしょうか？
マニュアル作成をする目的は業務を標準化して経験の少ない従業員でも効率的な仕事ができるようになることなので、分かりやすいマニュアルを整備することが業務効率をあげることにつながるのです。
次回のブログでも社内マニュアル作成のコツをお伝えしていきますね。
